2023年1月3日 制定
Authense 社会保険労務士法人（以下「当法人」といいます。）は、当法人で取り扱う依頼者様、当法人の提供するサービス（以下「当法人サービス」といいます。）のユーザー様、当法人が労務管理に関する業務を受託している企業の役員・従業員の方々、その他の関係者様（以下、総称して「依頼者様等」といいます。）の個人情報について、「個人情報保護方針（プライバシーポリシー）」に従い、適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。
具体的には、以下の内容に従って、個人情報の取り扱いを行います。
1 個人情報の取得について
当法人は、個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲で、適法かつ適正な手段により取得いたします。
2 個人情報の利用目的について
当法人が保有する依頼者様等の個人情報は以下の目的のために利用いたします。
(1) 依頼者様等に関する個人情報
① 当法人へのご依頼における本人確認、利益相反の有無の確認及び不正依頼の防止
② 社会保険労務に関する業務（AI（人工知能）を含む情報システムの利用を含みます。）及び当法人サービスの提供、遂行、改善
③ 当法人及び当法人所属社会保険労務士の挨拶状、お知らせ等の送付、その他当法人サービスに関連する情報提供
④ 当法人及び当法人所属社会保険労務士の書籍、セミナー、ブログ、メールマガジン、ＳＮＳ等の発信、ご案内、お問合せ等への対応
⑤ 当法人に関するマーケティングの実施、アンケート調査実施、モニター実施
⑥ 当法人サイトの維持、改善、不正行為の防止
⑦ その他上記利用目的に関連する事項の遂行
なお、当法人が労務管理に関する業務を受託している企業その他の団体（以下「顧問先企業等」といいます。）の役員、従業員、退職者及びその被扶養者等に関する個人情報は、原則として顧問先企業等からの委託に基づき取得・取扱いを行うものであり、当法人は委託の趣旨及び範囲に従ってこれを取り扱います。
(2) 採用応募者・退職者に関する個人情報
① 採用応募者（社会保険労務士、スタッフ及びインターンシップ等を含む）への採用情報等の提供・連絡・事務所訪問の受入れ
② 当法人での採用業務管理（事務連絡、選考手続きの遂行、採否の決定及び採用後の人事管理並びに教育）
③ 退職者への情報提供および連絡等
④ その他上記利用目的に付随する事項の遂行
3 個人情報の目的外利用
当法人は、個人情報を上記の利用目的にのみ利用し、法令の定めによる場合又は別途利用目的を通知・公表している場合を除き、ご本人の同意がない限り、その他の目的には利用しません。
4 個人情報の第三者提供について
当法人は、取得した個人情報について、以下のいずれかに該当する場合を除き、依頼者様等の個人情報を第三者に開示又は提供いたしません。ただし、関係法令に反しない範囲に限り、できる限り必要最低限の情報を開示又は提供するように努めます。
① 依頼者様等の同意をいただいている場合
② 法令に基づく場合
③ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、依頼者様等の同意をいただくことが困難な場合
④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、依頼者様等の同意を得ることが困難な場合
⑤ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、依頼者様等の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
⑥ 合併、分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継がおこなわれる場合
5 個人情報の取扱いの委託
当法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、依頼者様等から取得した個人情報の全部又は一部の取扱いを第三者に委託することがあります。この場合、個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
委託先には、当法人が業務に利用するクラウドサービス事業者及びAI（人工知能）サービス提供事業者を含みます。当法人は、これらの事業者を選定するに当たり、契約内容、情報セキュリティに関する第三者認証の取得状況、データの保存及び削除の条件その他の事項を確認し、委託先として適切であると判断した事業者のみを利用します。
当法人は、上記の委託（顧問先企業等から見た再委託を含みます。）に伴い、外国にある事業者に個人データの取扱いを委託する場合があります。この場合、当法人は、当該事業者との契約により、当該事業者における個人データの取扱いについて、個人情報の保護に関する法律第4章第2節の規定の趣旨に沿った措置の実施が確保されていること（同法施行規則第16条第1号）を確認した上で、年1回以上、当該措置の実施状況及び所在国の制度を確認します。個人データが取り扱われる主な国は、アメリカ合衆国です（同国の個人情報の保護に関する制度の概要は、個人情報保護委員会の公表資料（https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/offshore_report_america/）をご参照ください）。このほか、委託先の事業者の処理の都合により、他の国で取り扱われる場合があります。その詳細及び提供先の事業者が講じている措置その他の情報は、ご本人の求めに応じて第12項の窓口からご回答いたします。なお、外国にある第三者に個人データを提供する場合には、法令に従い、必要な情報を本人に提供し、又は必要な措置を講じます。
6 共同利用について
当法人は、上記2に記載する利用目的の範囲において、個人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先、その他当法人が保有する個人データの全ての項目を、弁護士法人Authense法律事務所、Authense税理士法人、Authense 弁理士法人、Authense司法書士法人、Authense Holdings合同会社、Authense Consulting株式会社、Authense Capital株式会社と共同利用する場合があります。その場合の個人データの管理責任者はAuthense 社会保険労務士法人（所在地：東京都港区赤坂9-7-1 ミッドタウン・タワー22階、代表者：代表社員 社会保険労務士 桐生 由紀）とします。
7 AI（人工知能）の利用について【新設】
当法人は、文書案の作成、文章の要約及び校正、情報の収集並びに資料作成の補助等を目的として、AIを利用しています。専門的な判断は社会保険労務士が行い、AIの出力はその確認を経て利用します。AIの利用に関する具体的な取扱いは、別に定める「個人情報等及び情報セキュリティ対応方針」に定め、当法人ウェブサイトで公表しています。
8 開示等の請求手続きについて
当法人は、依頼者様等からの求めにより、当法人の保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」といいます。）について、以下に定める方法により、開示等に応じます。
(1) 開示等の請求の手続ができる方
① ご本人様
② ご本人様が未成年者又は成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
③ 開示等の求めの手続についてご本人様が委任した代理人
(2) 開示等の請求手続きの際の必要書類
① ご本人様が手続きされる場合
・当法人所定の開示等申込書（印鑑登録証明書に登録された印鑑で押印）
・本人確認書類
・印鑑登録証明書
② 代理人の方が手続をされる場合
・当法人所定の開示等申込書
・本人確認書類（ご本人様・代理人様分両方）
・当法人指定の委任状
(3) 開示等の請求手続きの受付先
Authense 社会保険労務士法人
個人情報保護問合せ窓口
電話番号：03-6625-5072
ｅメールアドレス：sr-info@authense-sr.com
(4) 開示等の請求手続きの手数料
本条による個人情報の開示等をご請求される場合、１回のご請求ごとに、1000円（税込み）をいただきます。切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。なお、手数料については、事由の如何を問わず、返金いたしません。
(5) 開示等の請求手続きに対する回答の方法・時期等
依頼者様等から開示等の請求手続きが行われ、当法人において、本人様の個人情報である事が確認できましたら、合理的期間内に、本人様もしくは代理人様あてに、書面にてご回答いたします。回答ができない場合には、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
(6) 非開示とさせていただく場合
依頼者様等からの開示等の請求手続きについて、以下の場合には、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合には、その理由を付して通知させていただきます。
① 保有個人データのご本人様であることが確認できない場合
② 代理人による申請の場合に、代理権が確認できない場合
③ 開示等申込書に不備があった場合や、当法人の受付に従ったご請求手続きでない場合
④ 開示等の請求手続きの対象が保有個人データに該当しない場合
⑤ 本人様又は第三者の生命、身体、名誉、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
⑥ 当法人の業務の適正な遂行に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
⑦ 依頼者様等との関係において、守秘義務に違反する恐れがある場合
⑧ 他の法令に違反することとなる場合
⑨ その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合
(7) 顧問先企業等の役員・従業員等に関する個人情報についての取扱い【新設】
顧問先企業等の役員・従業員等に関する個人情報については、当法人が顧問先企業等からの委託に基づき取り扱うものであることから、開示等のご請求は、原則として委託元である顧問先企業等にお申し出ください。当法人に直接お申し出いただいた場合は、顧問先企業等にお取り次ぎいたします。
9 個人情報提供の任意性
依頼者様等がご自身の個人情報を当法人にご提供されるか否かは、ご依頼者様等のご判断によりますが、もしご提供いただけない場合には、当法人サービスの提供や、当法人への質問等に対する回答など、ご依頼者様のご利用目的を達成することができない場合がありますので、予めご了承ください。
10 本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
当法人は、ウェブサイトを適切にご利用いただくため、依頼者様等の利用状況を分析するため、クッキー（※１）、ウェブビーコン（※２）その他の類似技術を使用する場合があります。
クッキーやウェブビーコン等は、匿名情報として統計的な分析等に利用されるほか、よりカスタマイズしたサービスを提供するため、依頼者様等を識別する情報と関連付ける場合があります。
【ウェブサイトを閲覧する場合】
利用者様は、ご利用のブラウザーの設定を変更することにより、クッキーやこれと同様の機能を有するデータの受け取りを拒否することで、クッキー情報とウェブビーコンによる匿名の閲覧情報との関連付けを無効にすることができます。但し、その場合には、そのウェブサイトを通じた利用者様の目的を達することができないことがあります。予めご了承ください。
【電子メール配信の場合】
ウェブサイトの運営改善あるいはその他営業活動の参考にするため、HTMLメール（※３）にウェブビーコンを使用する場合があります。HTMLメールをお読みいただく場合は、メール開封／プレビューの有無や、クリックされた画像やテキストといった閲覧情報が、匿名情報としてではなく、お客様個人を識別可能な情報として当法人に送信され、記録されます。こうした記録を望まない場合、HTMLメールの配信停止の手続きをとるようお願いします。但し、その場合には、当法人の送信するHTMLメール配信サービスはご利用になれません。予めご了承ください。
【アクセス解析ツールについて】
当法人は、当法人サイトの利用状況を把握するため、Google LLCが提供するアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を利用しています。Googleアナリティクスはクッキーを使用して利用者様の閲覧情報を収集しますが、当法人は、氏名、メールアドレス等の個人を特定する情報をGoogleアナリティクスに送信していません。Googleによるデータの収集及び処理の仕組みについては、「Googleのサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報のGoogleによる使用」（https://policies.google.com/technologies/partner-sites）をご確認ください。利用者様は、Googleアナリティクス オプトアウト アドオン（https://tools.google.com/dlpage/gaoptout）により、Googleアナリティクスによる情報の収集を無効にすることができます。
また、当法人は、Googleアナリティクスの広告向け機能（Googleシグナル）を利用しており、Googleアカウントにログインしている利用者様については、Googleがデバイスをまたいだ閲覧情報を集計します。広告のカスタマイズは、Googleの広告設定（https://adssettings.google.com）で無効にすることができます。
【マーケティングツールについて】
当法人は、HubSpot, Inc.が提供するマーケティングツール「HubSpot」を利用しています。HubSpotは、クッキーを使用して利用者様の当法人サイトの閲覧情報を収集し、利用者様がお問合せフォーム等に氏名、メールアドレス等を入力された場合、それ以前及び以後の閲覧情報を当該情報と関連付けて記録します。当法人は、これらの情報を、お問合せへの対応、当法人サービスに関する情報のご提供及びその内容の改善のために利用します。なお、上記【電子メール配信の場合】に記載するHTMLメールの閲覧情報の記録は、HubSpotを用いて行っています。
※１ クッキー（Cookie）は、利用者様が特定のウェブサイトにアクセスされた際、ウェブサーバからコンピューター等のご利用端末に一定のデータファイルを送付、保存しておく仕組みで、利用者様が同じウェブサイトに再度アクセスされた際に、ご利用端末の以前の利用状況をウェブサーバ側で識別できるようにする技術です。
※２ ウェブビーコン（クリアGIF）は、目に見えない小さな画像をウェブサイトやHTMLメールに埋め込むことで、それらを利用者様が閲覧した際に、その閲覧情報をウェブサーバ側に記録する仕組みです。
※３ HTMLメールは、ウェブサイトのレイアウトなどに使うHTML言語で本文を記述した電子メールのことで、通常、写真や画像が貼付されているものです。
11 個人情報の安全管理措置
(1) 当法人が講じる安全管理措置【新設】
当法人は、取り扱う個人データの安全管理のため、以下の措置を講じています。
基本方針の策定：個人情報保護方針及び個人情報等及び情報セキュリティ対応方針を策定し、公表しています。
組織的安全管理措置：個人データの取扱いに関する責任者及びAIプライバシー保護責任者を定め、取扱状況を定期的に確認しています。従業者の退職時には、その者に付与したすべてのアカウントを削除しています。漏えい等の事案に対応する体制を整備しています。
人的安全管理措置：所属社会保険労務士及び職員に対し、個人情報保護及びAIの適正な利用に関する研修を定期的に実施しています。就業規則等において守秘義務を定めています。
物理的安全管理措置：個人データは電子的に管理し、原則として紙媒体での保管を行っていません。事務所は入退館管理が行われている建物内に設置しています。個人データを取り扱う機器及び電子媒体等は、施錠可能なキャビネットに保管し、盗難又は紛失を防止する措置を講じています。業務用端末の持ち出しは在宅勤務の場合に限り、事務所外の公共の場所での作業及び公衆無線LANの利用を禁止しています。
技術的安全管理措置：個人データを取り扱う情報システムについて、外部からの不正アクセスを防止する措置を講じています。当該システムにアクセスできる者は、業務上必要な範囲の所属社会保険労務士及び職員に限定しています。個人データの通信は暗号化された経路により行っています。
外的環境の把握：業務に利用する情報システムにおいて、外国で個人データが取り扱われる場合があります。当該外国の名称、制度の把握の状況及び確認の方法については、第5項に記載しています。
(2) インターネット等の性質に関する留意事項
当法人では、その管理下にある個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等ご依頼者様等の個人情報に関するリスクに対して、合理的な安全対策を講じていますが、インターネットや電子メールの性質上、個人情報に関するリスクを完全に保証することはできません。
(3) 第三者配信広告について
当法人では、ヤフー株式会社をはじめとする第三者から配信される広告を利用する場合があり、これに関連して、当該第三者が、当法人サイトを訪問した利用者様のクッキー情報・広告識別子、当法人サイトへの訪問や行動情報などを取得、利用している場合があります。
当該第三者によって取得されたクッキー情報・広告識別子等は、当該第三者のプライバシーポリシーに従って取り扱われます。利用者様は、当該第三者のウェブサイトに設けられたオプトアウトページにアクセスして、当該第三者によるクッキー情報・広告識別子等の広告配信への利用を停止できます。
(4) 外部サイトへのリンクについて
当法人サイトには、他のウェブサイトへのリンクが含まれていることがあります。当法人は、他のウェブサイトの利用条件やプライバシーポリシーについては一切の責任を負いません。利用者様は、当法人サイトから他のウェブサイトにいつ移ったかを常に認識し、ご自身の個人情報を提供する前に、当該他のウェブサイトの利用条件やプライバシーポリシーをお読みになることをお勧めします。
12 お問合せ・苦情の申出先
当法人の個人情報の取扱い及び AIの利用 に関して、お問い合わせや苦情等は、以下の窓口までお問合せください。
Authense 社会保険労務士法人
個人情報保護問合せ窓口
電話番号：03-6625-5072
ｅメールアドレス：sr-info@authense-sr.com
受付時間：9:30～18:30（土日祝を除く）
所在地：東京都港区赤坂9-7-1 ミッドタウン・タワー22階
代表者：代表社員 社会保険労務士 桐生 由紀
AIの利用に関するお問い合わせについては、AIプライバシー保護責任者（代表社員 社会保険労務士 桐生 由紀）が対応いたします。
2023年1月3日 制定 2026年10月1日 改定
